Une tombola pour financer votre association, vous y avez pensé?

Une tombola pour financer votre association, vous y avez pensé?

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Si vous gérez un association sportive, de parents d’élèves ou autres, vous cherchez sûrement des financements. La tombola est un bon moyen de récolter des fonds tout en récompensant les joueurs. Sachez qu’il existe différents types de tombola, et que vous devez choisir celle qui correspond le mieux: à votre budget, à vos disponibilités, à votre capacité à récolter des lots ou non, et bien sûr, au public visé.

Qu’est ce qu’une tombola ?

La tombola classique est une vente de tickets  pour lesquels un tirage au sort est effectué lors d’un événement spécifique: kermesse, fête de fin d’année, repas de clôture, portes ouvertes, etc. Vous pouvez tout à fait anticiper l’événement et vendre les tickets à l’avance. Cela vous permet ainsi de toucher aussi des gens qui ne viendront pas à votre événement. Il vous suffit alors de pouvoir inscrire les coordonnées des acheteurs sur vos souches.

Les tickets se présentent sous la forme d’un ticket numéroté accompagné d’une souche.

Le jour de l’événement les tickets sont mis dans une urne et on tire autant de tickets qu’il y a de lots, usuellement en commençant par le plus petit lot, pour faire durer le suspense.

D’autres formes de tombola: tickets à gratter ou même des tickets double-chance, une chance au grattage et une chance au tirage.  Les acheteurs savent alors immédiatement s’ils ont gagné. Cette formule est pratique pour un stand dédié à une tombola par exemple. Ces tickets sont facilement gérables si vous les vendez sur place: la personne paie et reçoit son ticket. Elle sait ensuite tout de suite si elle a gagné, récupère son lot et peut – dans le cas d’un ticket double-chance- mettre sa souche dans l’urne.

Où imprimer les tickets?

Si vous avez le temps et la possibilité, vous pouvez imprimer les tickets auprès d’un imprimeur local. Vous aurez ainsi la possibilité de faire inscrire les noms de vos partenaires par exemple. Si vous démarchez les commerces locaux, ou les entreprises locales, vous pouvez leur demander une aide en nature (des lots publicitaires, un panier garni, des bons d’achats), ou une aide financière en leur faisant payer un encart publicitaire sur le billet.

Vous pouvez aussi passer par un des fournisseurs spécialisés dans l’impression de tickets pour les tombolas, une sélection vous est proposée dans la partie « tombola clés en main » un peu plus bas.

Comment obtenir des lots pour une tombola?

Pour démarcher les commerçants, ou entreprises pour votre kermesse, ou fête d’association, pensez à rédiger une lettre sur papier à en-tête de votre association précisant:

  • coordonnées complètes de l’association
  • la date de la fête,
  • le nombre d’élèves de l’école (ou de membres de l’assoc),
  • signature par un des responsables de l’association avec si possible un cachet.

Cela donne un caractère officiel à votre demande, et bien sûr, mettez l’adresse de votre association (et non la vôtre!). Les entreprises locales ou commerces reçoivent en général favorablement ce type de demandes. Vous pouvez ensuite compléter par un ou deux gros lots achetés au moment des soldes.

Nous composons nous-mêmes la tombola de notre association sur ce principe, cela demande du temps, de l’organisation et… de l’énergie!

Si vous n’avez pas de temps, vous pouvez optez pour une tombola clé-en-main  qui fournit tout à la fois, les lots, les tickets, les urnes, et même les enveloppes pour gérer les ventes. Évidemment, votre bénéfice est moindre dans ce cas mais si vous n’avez pas de temps à consacrer c’est une bonne alternative.(voir  la partie « tombola clés en main » un peu plus bas.)

Comment créer une tombola à succès?

Un ou deux gros lots qui font rêver

Dans la mesure du possible, choisissez des lots qui sont adaptés au public de votre association, surtout en ce qui concerne les gros lots: une yaourtière fait peu rêver un enfant… mais une tablette numérique, une console de jeux ou pour les ados, un bon d’achat dans un magasin de marque.

C’est pourquoi il est important de réserver un budget à l’achat de un ou deux gros lots, afin de vous assurer que les lots seront attractifs. Guettez les soldes, ventes privées pour acheter des gros lots sans exploser votre budget!

Le budget n’a pas besoin d’être énorme. Acheter un lot attractif qui fera rêver petits et grands, comme une tablette numérique est maintenant possible pour 50€ ou un skateboard à 30€. Un enfant sera très heureux de recevoir un ballon sauteur comme lot, acheté 5€ chez un grossiste, ou encore un coffret de DVDs de moins de 10€.

Si vous choisissez une tombola à gratter, acheter des petits lots chez des grossistes et achetez quelques gros lots. Là encore, privilégiez les lots attractifs pour les familles ou enfants, pensez aux jeux de plein air, aux jeux de voyage, pistolets à eau, etc Dans le cas d’une tombola à gratter, je préfère mettre deux gros lots identiques plutôt qu’un seul… la rumeur va vite, et les gens sont moins motivés s’ils savent que le seul gros lot a déjà été gagné!

C’est un investissement qui n’est pas perdu! Vos vendeurs et acheteurs de tickets seront plus motivés et vous vendrez plus de tickets. Si vous récupérer des lots un peu moins attractifs, répartissez les sur plusieurs années dans les lots de grattage, dans un jeu d’enveloppes à tirer le jour de la kermesse ou composez faites des paniers garnis.

Pensez également à récompenser les meilleurs vendeurs

Eh oui, ça marche aussi dans les associations. A l’origine, nous ne récompensions que les 3 meilleurs vendeurs de l’école. Mais les enfants se décourageaient vite lorsqu’ils se rendaient compte qu’ils n’en feraient pas partie et arrêtaient donc de vendre.

Nous avons donc mis en place un système de récompense beaucoup plus large

  • Tout enfant qui vend ses tickets reçoit un bonus (point cadeau valable le jour de la kermesse), idem pour toute planche de tickets supplémentaires vendus.
  • Les meilleurs vendeurs par classe reçoivent un lot,
  • Les meilleurs vendeurs de  l’école un lot plus important.

Depuis que nous avons mis en place ce système de bonus – qui ne nous a quasiment rien coûté de plus – les ventes ont fortement augmenté.

Tombolas clé-en-main

Si vous n’avez pas beaucoup de temps à consacrer à la constitution de la tombola, vous pouvez choisir une tombola toute prête en achetant un package complet auprès de différents fournisseurs spécialisés dans les événements associatifs.

Ci après vous trouverez un tableau qui récapitule les différentes fournisseurs de kits tombolas clés en main. Initiatives est le fournisseur avec lequel nous avons toujours travaillé. Je n’ai donc pas d’avis à donner sur les autres.

Initiatives propose différentes sortes de tombola, dont une avec des maxi lots et une avec des tickets double chance. Les tickets et les lots sont de qualité et diversifiés. Selon les années, il arrive cependant que les gros lots ne soient pas toujours hyper attractifs pour les enfants. Si la tablette numérique séduit tout le monde, le robot ménager lui reste peu motivant pour les enfants! Nous avons mis une fois en place une tombola maxi-lots, et ce n’était pas très bien perçu par les enfants car il y a très peu de gagnants, donc beaucoup de déçus. Maintenant, nous achetons les tickets double chance chez eux et avons noté une nette progression dans la rapidité de livraison des tickets.

Cliquer sur la tirelire pour ouvrir le tableau des fournisseurs de tombolas clé en main

fournisseurs tombola

Les étapes pour mettre en place la tombola

Vous avez choisi votre type de tombola, et éventuellement récupérer les lots. Vous devez maintenant:

  1. Lister les lots
  2. Fixer le prix de vente des tickets (entre 1 et 2 €)
  3. Faire votre déclaration en mairie* en respectant les règles imposées (voir le formulaire)
  4. Commander les tickets
  5. Choisir un système de récompense pour les meilleurs vendeurs
  6. Faire une notice simple pour les vendeurs de tickets
  7. Distribuer les tickets
  8. Faire un suivi des ventes
  9. Procéder au tirage au sort et à la remise des lots

*Attention: La tombola doit maintenant être déclarée à la mairie (et non plus à la préfecture). Les éléments qui doivent figurer sur vos tickets sont:

  • Nom et adresse de l’organisme
  • But de l’opération
  • Date du tirage au sort éventuel
  • Liste des lots
  • Numérotation unique des tickets et souches

Vous trouverez d’autres idées de financements d’associations dans cet article: 7 idées pour financer un projet scolaire.

Et vous, mettez vous en place une tombola?

Voir aussi:
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