Organiser une tombola pour financer votre association

Si vous gérez un association sportive, de parents d’élèves ou autres, vous cherchez sûrement des financements. Organiser une tombola pour votre association est un bon moyen de récolter des fonds tout en récompensant les joueurs.

Sachez qu’il existe différents types de tombola, et que vous devez choisir celle qui vous correspond le mieux.

Quel est le principe d’une tombola ?

Une tombola est une vente de tickets  pour lesquels un tirage au sort est effectué lors d’un événement spécifique : kermesse, fête de fin d’année, repas de clôture, portes ouvertes, etc.

Vous pouvez tout à fait anticiper l’événement et vendre les tickets à l’avance. Cela vous permet ainsi de toucher aussi des gens qui ne viendront pas à votre événement.

Il existe différents types de tombola qui n’impliquent pas les mêmes contraintes sur les organisateurs.

Tombola avec tickets à souche

C’est la version la plus classique de la tombola. Les tickets se présentent sous la forme d’un ticket numéroté accompagné d’une souche. Il vous suffit alors de pouvoir inscrire les coordonnées des acheteurs sur vos souches.

Le jour de l’événement les souches sont mis dans une urne et on tire autant de tickets qu’il y a de lots, usuellement en commençant par le plus petit lot, pour faire durer le suspense.

Ensuite, les numéros gagnants sont annoncés. Les gagnants doivent apporter le ticket qui correspond au numéro tiré pour récupérer le lot correspondant.

Avantage : simple à gérer. Vous pouvez facilement distribuer les carnets aux vendeurs sans faire de contrôle particulier. Seules les souches payées peuvent participer au tirage au sort.

Inconvénient : ne bénéficie pas du coté ludique du ticket à gratter. Les enfants ont du mal à se projeter

Tombola de tickets à gratter

Ces tickets sont très attractifs car on sait immédiatement si on a gagné quelque chose. Les visuels sont souvent très colorés et il y a le côté addictif du ticket à gratter (sans les dangers !)

C’est une formule facile à mettre en place si vous vende les tickets le jour de l’événement.

Si vous voulez mettre en place la tombola avant, là c’est autre chose. C’est ce que nous avions choisi de faire, et cela demande une grosse organisation et une grosse implication pour éviter la triche.

En effet, comme vous donnez aux enfants des tickets à gratter , il faut s’assurer que tous les tickets grattés sont payés (et pas seulement les gagnants ! ) Il y a toujours des petits malins qui essaient… et cela peut rendre la relation avec les parents compliquée.

Avantage : très attractifs pour les enfants et les adultes, parfait pour une vente sur place

Inconvénient : demande un suivi rigoureux en cas de prévente

Tombola, une chance au grattage et une au tirage

Là c’est comme précédemment mais en plus au tirage il y a un ou plusieurs gros lots à gagner. Vous avez le coté attractif du grattage mais vous gardez également le tirage.

Nous faisions la même chose mais en ne prenant que la solution grattage. On proposait aux enfants de venir mettre tous les tickets achetés dans une urne.

Dans l’après midi on tirait au sort des tickets et on faisait gagner des cadeaux récupérés par ailleurs : entrées au zoo, panier de commerçant, entrée au théâtre ou au cinéma. Les enfants aimaient beaucoup ça et ça permet de faire une belle animation.

Avantage : très attractifs pour les adultes, les enfants comprennent moins le principe des lots réservés au tirage et ceux au grattage

Inconvénient : demande un suivi rigoureux en cas de prévente

Pourquoi faire une tombola ?

L’organisation d’une tombola est une solution idéale pour financer un projet ou pour récolter des fonds pour faire vivre l’association.

Cela permet de répartir la charge sur les participants à un événement tout en leur donnant un éventuel retour.

Où imprimer les tickets?

Pour des tickets à souches, vous pouvez faire imprimer par un imprimeur local. Vos tickets doivent impérativement être numérotés.

Si vous démarchez les commerces locaux, ou les entreprises locales, vous pouvez leur proposer d’être sponsor et de figurer sur un encart publicitaire sur le billet.

Vous pouvez aussi passer par un des fournisseurs spécialisés dans l’impression de tickets pour les tombolas, une sélection vous est proposée dans la partie “tombola clés en main” un peu plus bas.

Nous composons nous-mêmes la tombola de notre association sur ce principe, cela demande du temps, de l’organisation et… de l’énergie ! Il existe des solutions alternatives qui permettent de financer votre projet scolaire.

Où trouver des lots gratuits pour une tombola?

Votre demande doit avoir un caractère officiel : vous seriez étonné de savoir combien de personnes se font passer pour un école, ou une crèche pour obtenir des lots gratuits. (j’en reçois moi-même plusieurs sur ce blog !)

Pensez que vous demandez à ces personnes occupées de passer du temps à ouvrir votre email, à le lire, à vous donner quelque chose.

Soyez poli, professionnel et clair !

ça parait évident mais c’est encore mieux en le disant.

Et pensez aussi que les entreprises reçoivent maintenant des centaines de demandes. Si vous voulez sortir du lot faites ce que les autres ne font pas : montrez que vous vous intéressez un minimum à l’entreprise.

Ces entreprises vous consacrent du temps et des produits, consacrez leur au moins un peu de temps pour changer la 1ere phrase de votre email ! Rien de pire que de recevoir “pourriez vous nous envoyer des produits” alors que visiblement vous ne savez même pas ce que ça pourrait être.

J’ai réussi par le passé à avoir des tablettes numériques, un énorme lot d’invendus d’une centrale, ou encore des bons pour les plus grands parcs d’attraction de France. C’est faisable, mais ça demande du temps et de l’énergie.

Ecrire une lettre de demande de lots officielle

Vous serez sûrement plusieurs à faire les démarches.

Aussi prévoyez une lettre officielle en format PDF à en-tête de votre association en précisant les coordonnées complètes de l’association, la date de la fête, le nombre d’élèves de l’école (ou de membres).

Si vous un numéro d’enregistrement de votre association, mettez le.

Faites signer la lettre par le président de l’association et si vous êtes une association de parents d’élèves, demandez à la direction de l’école de co-signer la lettre.

Dans l’email d’accompagnement, vous pouvez donner des exemples de lots pensez à personnaliser votre demande ! Rien de pire que du copier coller alors que vous demandez à la personne de l’autre côté de faire un effort.

Dites aux parents que vous cherchez des lots

Certains travaillent dans les directions de la communication. Et quand le logo change, quand la charte graphique change, il faut se débarrasser de tous les Tshirts, stylos, etc. Ils ne pensent pas forcément que àa peut vous intéresser.

N’hésitez pas à faire appel aux parents: certains ont des jeux en double, ou des objets neufs, des cadeaux McDo ou La Redoute, qu’ils ne souhaitent pas garder. Un conseil: précisez que vous voulez du neuf, sinon vous risquez de récupérer les fonds de grenier…

Proposez-leur une lettre officielle de l’association pour qu’ils puissent faire une demande à leur service de communication et obtenir des lots publicitaires.

Le risque est bien sûr que leurs enfants les leur ramènent (comme cela m’arrive tous les ans!) mais ça fait partie du jeu! Les enfants sont contents de nous offrir un vase ou une théière, achetés avec leurs propres gains!

Une fois un papa nous a donné 20 ballons de foot marqués à son entreprise et il n’était pas sûr que ça puisse convenir !

Démarcher les entreprises locales

Les entreprises locales ou commerces de votre ville ou quartier reçoivent en général favorablement ce type de demandes. Là encore, allez-y avec la lettre officielle. Essayez de vous répartir entre les parents qui font déjà leurs courses dans le commerce, c’est toujours plus facile.

Ne vous y prenez pas au dernier moment.

Demander des lots aux parcs d’attractions, zoos, musées

Les parcs de votre région donnent peut-être des entrées. En général, un nombre de billets est réservé par an pour les tombolas des écoles. N’hésitez pas à demander.

Tous les ans, j’obtenais ainsi des billets pour différents musées parisiens et grands parcs zoos ou d’attraction, ce qui faisait de très beaux cadeaux pour les enfants lors de la tombola.

Dans la plupart des cas, vous devrez payer à l’avance les frais de port pour l’envoi des billets.

Entreprises qui donnent des lots gratuits

Les parcs ou musées avec lesquels l’école a travaillé pour une visite scolaire par exemple. Allez sur le site des sociétés, et cherchez la rubrique partenariat, subvention, ou école.

Les supermarchés peuvent avoir des lots à donner : fins d’opérations publicitaires de marques, fins de série ou déstockage.

Les fast foods : il leur reste souvent des petites bricoles des Happy Meals. C’est parfait pour la pêche à la ligne !

Les cinémas et théâtres indépendants (les chaines non) peuvent vous donner des bons pour une séance ou une pièce.

Les restaurants, hôtels, ou commerces locaux peuvent vous fournir des bons d’achat.

aux pharmacies qui ont en général des cadeaux de leurs fournisseurs,

Les entreprises en ligne qui proposent des produits digitaux peuvent également accepter de vous fournir des bons cadeaux. Par exemple, la société Explorador accepte de donner des bons cadeaux pour des chasses aux trésors.

Complétez avec quelques achats de lots

Selon les lots qui nous sont donnés, nous complétons avec des petits lots achetés chez les (semi-)grossistes spécialisés dans les fêtes d’associations.

Vous trouverez des balles rebondissantes, des pistolets à eau, des toupies, des crayons à papier et autres gommes peu onéreux.

Vous pouvez également ajouter quelques gros lots: 2-3 ballons en mousse par exemple qui sont toujours très prisés et 2-3 gros pistolets à eau.

Remercier les entreprises

Quand vous avez reçu votre lot, pensez à remercier les entreprises !

N’oubliez pas de remercier en donnant une lettre officielle de remerciement, ce n’est pas grand chose mais ça fait plaisir. Pensez également à préparer un tableau que vous exposerez le jour de la kermesse avec les noms des donateurs.

Quels lots pour une bonne tombola ?

Dans la mesure du possible, choisissez des objets ou services qui sont adaptés au public de votre association, surtout en ce qui concerne les gros lots. Attention, il est interdit de faire gagner de l’argent à une tombola “amateur” (sans huissier de justice). Consultez la règlementation en vigueur ici.

Un ou deux gros cadeaux qui font rêver… les enfants !

Une année nous avions pris une solution clé en main sans vraiment prêter attention aux gros cadeaux., et les objets à gagner étaient une plancha, un barbecue ou une yaourtière. Les parents étaient intéressés, mais pas du tout les enfants.

Or ce sont eux, qui poussent les parents ou les autres ! Sans surprise, gagner une yaourtière fait peu rêver un enfant… Par contre, une trottinette, ou un une fontaine à chocolat, oui ! Vous pouvez en acheter au moment des soldes à prix vraiment cassé.

Vous pouvez aussi acheter quelques tickets pou un zoo, des places au théâtre de votre ville ou au cinéma par exemple. Sachez que les zoos envoient aussi des tickets gratuits aux écoles du coin ou dans leur zone de visite. Osez demander !

Vous pouvez aussi réserver un budget pour l’achat de quelques grosses surprises comme un bon d’achat d’un magasin de marque si ce sont des ados.

Des petits lots pour récompenser un max d’enfants

Une année on avait tenté la tombola qui proposait seulement 10 lots, dont 1 très gros cadeau (un voyage je crois), une télé, etc. Cela avait été un flop ! Les enfants ne sont pas du tout motivés par des billets pour lesquels ils n’ont quasiment aucune chance de gagner.

Par contre, s’ils savent qu’il y a plus de 1000 lots (même petits), ils se disent qu’ils auront bien une chance de gagner un lot (et c’est souvent vrai).

Les enfants aiment recevoir un lot même petit, pensez-y ! Découvrez aussi mes astuces pour récompenser les joueurs.

Organiser la tombola soi-même ou choisir une tombola clé-en main ?

Tombola clé en main : c’est quoi ?

Si vous n’avez pas de temps, vous pouvez optez pour une tombola clé-en-main  qui fournit tout à la fois, les lots, les tickets, les urnes, et même les enveloppes pour gérer les ventes.

Évidemment, votre bénéfice est moindre dans ce cas mais si vous n’avez pas de temps à consacrer c’est une bonne alternative. Initiatives est le fournisseur avec lequel nous avons toujours travaillé. Je n’ai donc pas d’avis à donner sur les autres.

L’avantage de ces fournisseurs est qu’ils reprennent une partie des invendus.

Conseil : faites bien votre calcul en commandant les tickets en prenant en compte les réductions par quantité. Il est parfois moins cher d’acheter 2000 tickets même si vous n’en avez besoin que de 1500.

Faire une tombola vous-même

Acheter des petits objets chez des grossistes de kermesse (voir les principaux dans le guide gratuit de l’organisation de la kermesse) et achetez quelques gros objets au moment des soldes.

Là encore, privilégiez les lots attractifs pour les familles ou enfants, pensez aux jeux de plein air, aux jeux de voyage, pistolets à eau, etc

Dans le cas d’une tombola à gratter, je préfère mettre deux gros cadeaux identiques plutôt qu’un seul… la rumeur va vite, et les gens sont moins motivés s’ils savent que le seul gros lot a déjà été gagné!

C’est un investissement qui n’est pas perdu! Vos vendeurs et acheteurs de tickets seront plus motivés et vous vendrez plus de tickets.

Si vous récupérer des produits un peu moins attractifs, répartissez les sur plusieurs années dans le grattage, dans un jeu d’enveloppes à tirer le jour de la kermesse ou composez faites des paniers garnis.

Les étapes pour mettre en place la tombola

Vous avez choisi votre type de tombola, et éventuellement récupéré les lots. Vous devez maintenant:

1. Lister les lots
2. Fixer le prix de vente des tickets (entre 1 et 2 €)
3. Faire votre déclaration en mairie* en respectant les règles imposées (voir le formulaire)
4. Commander les tickets
5. Choisir un système de récompense pour les meilleurs vendeurs
6. Faire une notice simple pour les vendeurs de tickets
7. Distribuer les tickets
8. Faire un suivi des ventes
9. Procéder au tirage au sort et à la remise des lots

*Attention : La tombola doit maintenant être déclarée à la mairie (et non plus à la préfecture).

Eléments obligatoires à faire figurer sur vos tickets :

• Nom et adresse de l’organisme
• But de l’opération
• Date du tirage au sort éventuel
• Liste des lots
• Numérotation unique des tickets et souches

Booster les ventes en récompensant les meilleurs vendeurs

Eh oui, ça marche aussi dans les associations. A l’origine, nous ne récompensions que les 3 meilleurs vendeurs de l’école.

Mais les enfants se décourageaient vite lorsqu’ils se rendaient compte qu’ils n’en feraient pas partie et arrêtaient donc de vendre.

Nous avons donc mis en place un système de récompense beaucoup plus large

Tout enfant qui vend ses tickets reçoit un bonus (point cadeau valable le jour de la kermesse), idem pour toute planche de tickets supplémentaires vendus.

Les meilleurs vendeurs par classe reçoivent un lot, et les meilleurs vendeurs de  l’école un lot plus important.

Depuis que nous avons mis en place ce système de bonus – qui ne nous a quasiment rien coûté de plus – les ventes ont fortement augmenté.

Vous trouverez d’autres idées de financements d’associations dans cet article: 7 idées pour financer un projet scolaire. La tombola reste un moyen ludique et facile à mettre en place pour récolter des fonds.