Organiser une tombola : le guide complet

Organiser une tombola pour votre association est un bon moyen de récolter des fonds de façon ludique. Les joueurs adorent le principe du tirage au sort ou des tickets à gratter.

J’en ai fait pendant 10 ans dans l’école de mes filles avec la kermesse scolaire. Dans ce guide complet et gratuit, je vous fournis tous les éléments pour mettre en place cette solution efficace de collecte de fonds.

Quel est le principe d’une tombola ?

Une tombola est une vente de tickets  pour lesquels un tirage au sort est effectué lors d’un événement spécifique : kermesse, fête de fin d’année, repas de clôture, portes ouvertes, etc.

Vous pouvez tout à fait anticiper l’événement et vendre les tickets à l’avance. Cela vous permet ainsi de toucher aussi des gens qui ne viendront pas à votre événement.

Les différents types de tombola

Ces différentes variantes n’impliquent pas les mêmes contraintes sur les organisateurs.

Pour une prévente : les tickets à souche

C’est la version la plus classique de la tombola. Les tickets se présentent sous la forme d’un ticket numéroté accompagné d’une souche. Il vous suffit alors de pouvoir inscrire les coordonnées des acheteurs sur vos souches.

Le jour de l’événement les souches sont mis dans une urne et on tire autant de tickets qu’il y a de lots, usuellement en commençant par le plus petit lot, pour faire durer le suspense.

Chaque ticket doit être imprimé avec un numéro unique qui figure sur la souche et sur le ticket à vendre.

Ensuite, les numéros gagnants sont annoncés. Les gagnants doivent apporter le ticket qui correspond au numéro tiré pour récupérer le lot correspondant.

Avantage : simple à gérer. Vous pouvez facilement distribuer les carnets aux vendeurs sans faire de contrôle particulier. Seules les souches payées peuvent participer au tirage au sort.

Inconvénient : ne bénéficie pas du coté ludique du ticket à gratter. Les enfants ont du mal à se projeter

Pour une vente sur place : les tickets à gratter

Ces tickets sont très attractifs car on sait immédiatement si on a gagné quelque chose. Les visuels sont souvent très colorés et il y a le côté addictif du ticket à gratter (sans les dangers !)

C’est une formule facile à mettre en place si vous vendez les tickets le jour de l’événement.

Si vous voulez mettre en place la tombola avant, là c’est autre chose. C’est ce que nous avions choisi de faire, et cela demande une grosse organisation et une grosse implication pour éviter la triche.

Avantage : très attractifs pour les enfants et les adultes, parfait pour une vente sur place

Inconvénient : demande un suivi rigoureux en cas de prévente

Pour une vente sur place : tombola double chance

Là c’est comme précédemment mais en plus au tirage il y a un ou plusieurs gros lots à gagner. Vous avez le coté attractif du grattage mais vous gardez également le tirage.

Dans l’après midi on tirait au sort des tickets et on faisait gagner des cadeaux récupérés par ailleurs : entrées au zoo, panier de commerçant, entrée au théâtre ou au cinéma. Les enfants aimaient beaucoup ça et ça permet de faire une belle animation.

Avantage : très attractifs pour les adultes, les enfants comprennent moins le principe des lots réservés au tirage et ceux au grattage

Inconvénient : demande un suivi rigoureux en cas de prévente

Pourquoi faire une tombola ?

L’organisation d’une tombola est une solution idéale pour financer votre association. C’est une façon plus ludique que la simple vente d’objets. Cela permet de répartir la charge sur les participants à un événement tout en leur donnant un éventuel retour.

Règlementation de la tombola

Nota Bene : Les éléments donnés ci dessous le sont à titre indicatif et n’ont pas de valeur juridique. Le blog et son auteure ne sauraient être tenus pour responsables en cas d’infraction. Vous êtes tenu de vérifier les éléments auprès de sources officielles.

Vous pouvez organiser une tombola avec votre associations loi 1901 écoles, les clubs sportifs) à condition que cela reste exceptionnel (1 à 2 par an). Seuls les lots en nature, ou éventuellement des bons d’achat sont autorisés.

Il est interdit de faire gagner de l’argent (ça tombe bien car en général, on n’en a pas!) et des lots de grande valeur (une voiture…)

« Toute association légalement constituée, gérée de manière désintéressée, exerçant des activités non lucratives ou des activités à caractère social, éducatif, culturel ou sportif réservées à ses membres, est exonérée d’impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés et taxe professionnelle) pour les recettes tirées de l’organisation, à son profit, de six manifestations dans l’année. »

Vous devez remplir le formulaire Cerfa 11823*03 (site officiel cerfa) et déposer ensuite le dossier en mairie (et non plus à la préfecture). Outre les renseignements sur l’association, vous devrez indiquer le but et les modalités de l’opération projetée:

• date et lieu du tirage,
• capital d’émission,
• nombre de billets,
• localités dans lesquelles les billets seront placés,
• nombre et nature des lots,
• affectation précise des bénéfices.

Où imprimer les tickets?

Pour des tickets à souches, vous pouvez faire imprimer par un imprimeur local. Vos tickets doivent impérativement être numérotés avec un numéro unique présent sur le ticket et sur la souche.

Si vous démarchez les commerces locaux, ou les entreprises locales, vous pouvez leur proposer d’être sponsor et de figurer sur un encart publicitaire sur le billet.

Vous pouvez aussi passer par un des fournisseurs spécialisés dans l’impression de tickets pour les tombolas, une sélection vous est proposée dans la partie « tombola clés en main » un peu plus bas.

Nous composons nous-mêmes la tombola de notre association sur ce principe, cela demande du temps, de l’organisation et… de l’énergie !

Comment demander des lots gratuits pour une tombola?

Dans le cadre de la réduction des déchets, les invendus ne peuvent plus être détruits et sont donc parfois donnés. Dans ce cas vous devrez sans doute remplir un formulaire. Vous aurez peut être à payer les frais de port.

Trouvez l’adresse

• Dans la rubrique : partenariat, subvention, kermesse, écoles, mécénat
• Sur la page contact de l’entreprise.

Faites une demande écrite professionnelle

Vous seriez étonné de savoir combien de personnes se font passer pour un école, ou une crèche pour obtenir des lots gratuits.

1/ Votre association/école doit faire une lettre officielle précisant les informations suivantes :

• lettre à en-tête de votre association en PDF jointe au mail que vous envoyez
• signée par le Président / Responsable ou par la Direction de l’Etablissement
• Coordonnées complètes de votre école/associations
• Nombre d’enfants/élèves
• Objet de la fête : kermesse, manifestation sportive, financement d’un voyage ou d’un atelier, etc
• Date de la fête
• Si vous un numéro d’enregistrement de votre association, mettez le.

2/ Enregistrez la au format PDF.

3/ Ecrivez un mail personnalisé, poli et sans fautes d’orthographe. Pensez que vous demandez à ces personnes occupées de passer du temps à ouvrir votre email, à le lire, à vous donner quelque chose. Soyez poli, professionnel et clair !

4/ N’oubliez pas de mettre le fichier PDF en pièce jointe

Personnalisez votre demande

Et pensez aussi que les entreprises reçoivent maintenant des centaines de demandes. Montrez que vous vous intéressez un minimum à l’entreprise.

Ces entreprises vous consacrent du temps et des produits, consacrez leur au moins un peu de temps pour changer la 1ere phrase de votre email ! Rien de pire que de recevoir « pourriez vous nous envoyer des produits » alors que visiblement vous ne savez même pas ce que ça pourrait être.

J’ai réussi par le passé à avoir des tablettes numériques, un énorme lot d’invendus d’une centrale, ou encore des bons pour les plus grands parcs d’attraction de France. C’est faisable, mais ça demande du temps et de l’énergie.

Remerciez les entreprises

N’oubliez pas de remercier en donnant une lettre officielle de remerciement, ce n’est pas grand chose mais ça fait plaisir. Pensez également à préparer un tableau que vous exposerez le jour de la kermesse avec les noms des donateurs.

Trouver une entreprise qui donne des lots pour tombola

Demandez aux parents

Certains travaillent dans les directions de la communication. Et quand le logo change, quand la charte graphique change, il faut se débarrasser de tous les Tshirts, stylos, etc. Ils ne pensent pas forcément que àa peut vous intéresser.

N’hésitez pas à faire appel aux parents: certains ont des jeux en double, ou des objets neufs, des cadeaux McDo ou La Redoute, qu’ils ne souhaitent pas garder. Un conseil: précisez que vous voulez du neuf, sinon vous risquez de récupérer les fonds de grenier…

Proposez-leur une lettre officielle de l’association pour qu’ils puissent faire une demande à leur service de communication et obtenir des lots publicitaires.

Une fois un papa nous a donné 20 ballons de foot marqués à son entreprise et il n’était pas sûr que ça puisse convenir.

Les commerces locaux

Les entreprises locales ou commerces de votre ville ou quartier reçoivent en général favorablement ce type de demandes.

Là encore, allez-y avec la lettre officielle. Essayez de vous répartir entre les parents qui font déjà leurs courses dans le commerce, c’est toujours plus facile.

Ne vous y prenez pas au dernier moment, voici quelques exemples :

• Les supermarchés peuvent avoir des lots à donner : fins d’opérations publicitaires de marques, fins de série ou déstockage.
• Les fast foods : il leur reste souvent des petites bricoles des Happy Meals. C’est parfait pour la pêche à la ligne !
• Les cinémas et théâtres indépendants (les chaines non) peuvent vous donner des bons pour une séance ou une pièce.
• Les restaurants, hôtels, ou commerces locaux peuvent vous fournir des bons d’achat.
• aux pharmacies qui ont en général des cadeaux de leurs fournisseurs,

Les parcs d’attractions, zoos, musées de votre région ou un peu plus loin

Les parcs de votre région donnent peut-être des entrées. En général, un nombre de billets est réservé par an pour les tombolas des écoles. N’hésitez pas à demander, surtout si votre école a fait un atelier ou une sortie avec eux.

Tous les ans, j’obtenais ainsi des billets pour différents musées parisiens et grands parcs zoos ou d’attraction, ce qui faisait de très beaux cadeaux pour les enfants lors de la tombola.

Dans la plupart des cas, vous devrez payer à l’avance les frais de port pour l’envoi des billets.

Les entreprises qui vendent des produits digitaux

Les entreprises en ligne qui proposent des jeux à télécharger, des décorations à imprimer ou des ateliers pour enfants peuvent également accepter de vous fournir des bons cadeaux.

Par exemple, la société Explorador accepte de donner des bons cadeaux pour des jeux anniversaire.

Quels lots pour une bonne tombola ?

Dans la mesure du possible, choisissez des objets ou services qui sont adaptés au public de votre association, surtout en ce qui concerne les gros lots.

Quels gros lots pour une tombola enfants ?

Une année nous avions pris une solution clé en main sans vraiment prêter attention aux gros cadeaux., et les objets à gagner étaient une plancha, un barbecue ou une yaourtière. Cela a fait un flop : les enfants n’avaient pas envie de vendre.

Par contre, une trottinette, ou un une fontaine à chocolat, ça fait rêver, même si c’est moins cher. Ajoutez des lots « moyens » comme un ballon sauteur pour les primaires, ou des pistolets à eau géants.

Vous pouvez aussi acheter quelques tickets pou un zoo, des places au théâtre de votre ville ou au cinéma par exemple.

Vous pouvez aussi réserver un budget pour l’achat de quelques grosses surprises comme un bon d’achat d’un magasin de marque si ce sont des ados.

Des petits lots pour récompenser un max d’enfants

Selon les lots qui vous seront donnés, vous pouvez compléter avec des petits lots achetés chez les (semi-)grossistes spécialisés dans les fêtes d’associations : balles rebondissantes, des pistolets à eau, des toupies, des crayons à papier et autres gommes peu onéreux.

Une année on avait tenté la tombola qui proposait seulement 10 lots, dont 1 très gros cadeau (un voyage je crois), une télé, etc. Cela avait été un flop ! Les enfants ne sont pas du tout motivés par des billets pour lesquels ils n’ont quasiment aucune chance de gagner.

Par contre, s’ils savent qu’il y a plus de 1000 lots (même petits), ils se disent qu’ils auront bien une chance de gagner un lot.

Les enfants aiment recevoir un lot même petit, pensez-y ! Découvrez aussi mes astuces pour récompenser les joueurs.

Acheter une tombola clé-en main ?

Tombola clé en main : c’est quoi ?

Si vous n’avez pas de temps, vous pouvez optez pour une tombola clé-en-main  qui fournit tout à la fois, les lots, les tickets, les urnes, et même les enveloppes pour gérer les ventes.

Évidemment, votre bénéfice est moindre dans ce cas mais si vous n’avez pas de temps à consacrer c’est une bonne alternative. Initiatives est le fournisseur avec lequel nous avons toujours travaillé. Je n’ai donc pas d’avis à donner sur les autres.

L’avantage de ces fournisseurs est qu’ils reprennent une partie des invendus.

Conseil : faites bien votre calcul en commandant les tickets en prenant en compte les réductions par quantité. Il est parfois moins cher d’acheter 2000 tickets même si vous n’en avez besoin que de 1500.

Ces tombolas toutes prêtes comprennent

– les billets personnalisés, dont vous déterminez le prix de vente (en général, 1,50€-2€),
– les lots,
– la logistique pour mettre en place la tombola: urnes de tirage au sort, affiches, enveloppes, lots meilleurs gagnants.

Anticipez sur les événements familiaux selon la période à laquelle vous l’organisez: Pâques, weekend prolongé, fête des mères, vacances, etc.

En effet, les enfants surtout s’ils sont en primaire ne pourront pas vendre les billets à des inconnus. Par contre, ils pourront profiter du weekend de la fête des mères pour en vendre à mamie et aux cousins!

Si vous souhaitez une tombola clé en main, vous trouverez principalement quatre fournisseurs Initiatives, Projets gagnants, Tout pour vos fêtes et plus récemment La Souris Verte. Seuls les deux premiers proposent les tickets seuls et des tombolas double chance.

Vous pouvez aussi acheter les billets seuls et vous occuper des lots. C’est la méthode la plus rentable, mais la plus longue à mettre en place. Cependant, je ne recommande pas cette option si vous organisez une tombola pour la première fois.

Si vous optez pour des tickets simple tirage associés à des commerçants locaux,  demandez à votre imprimerie locale, peut-être obtiendrez vous des prix intéressants.

Faire une tombola vous-même

Acheter des petits objets chez des grossistes de kermesse (voir les principaux dans le guide gratuit de l’organisation de la kermesse) et achetez quelques gros objets au moment des soldes.

Là encore, privilégiez les lots attractifs pour les familles ou enfants, pensez aux jeux de plein air, aux jeux de voyage, pistolets à eau, etc

Dans le cas d’une tombola à gratter, je préfère mettre deux gros cadeaux identiques plutôt qu’un seul… la rumeur va vite, et les gens sont moins motivés s’ils savent que le seul gros lot a déjà été gagné!

C’est un investissement qui n’est pas perdu! Vos vendeurs et acheteurs de tickets seront plus motivés et vous vendrez plus de tickets.

Si vous récupérer des produits un peu moins attractifs, répartissez les sur plusieurs années dans le grattage, dans un jeu d’enveloppes à tirer le jour de la kermesse ou composez faites des paniers garnis.

Les étapes pour mettre en place la tombola

Vous avez choisi votre type de tombola, et éventuellement récupéré les lots. Vous devez maintenant:

1. Lister les lots
2. Fixer le prix de vente des tickets de tombola (entre 1 et 2 €)
3. Faire votre déclaration en mairie* en respectant les règles imposées (voir le formulaire)
4. Commander les tickets
5. Choisir un système de récompense pour les meilleurs vendeurs
6. Faire une notice simple pour les vendeurs de tickets
7. Distribuer les tickets
8. Faire un suivi des ventes
9. Procéder au tirage au sort et à la remise des lots

*Attention : La tombola doit maintenant être déclarée à la mairie (et non plus à la préfecture).

Quoi mettre sur un ticket de tombola ?

• Nom et adresse de l’organisme qui a le droit de récupérer l’argent (école ou association selon les cas)
• But de l’opération
• Date du tirage au sort
• Liste des lots
• Numérotation unique des tickets et des souches, le numéro du ticket devant bien correspondre au numéro de la souche

Booster les ventes en récompensant les meilleurs vendeurs

A l’origine, nous ne récompensions que les 3 meilleurs vendeurs de l’école. Mais les enfants se décourageaient vite lorsqu’ils se rendaient compte qu’ils n’en feraient pas partie et arrêtaient donc de vendre.

Nous avons donc mis en place un système de récompense beaucoup plus large :

• tout enfant qui vend ses tickets reçoit un bonus. Chez nous, un point cadeau valable le jour de la kermesse
• ceux qui vendent une planche de tickets supplémentaires reçoivent aussi un point cadeau par planche vendue
• les meilleurs vendeurs par classe reçoivent un lot
• les meilleurs vendeurs de  l’école un lot plus important.

Depuis que nous avons mis en place ce système de bonus – qui ne nous a quasiment rien coûté de plus – les ventes ont fortement augmenté. Les enfants sont bien plus motivés.

Vos questions fréquentes sur l’organisation de la tombola

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Par contre, pour les cartes pour « payer » les jeux de la kermesse pas de contrainte. Vous pouvez imprimer gratuitement les cartes à tamponner.

Organiser une tombola reste un moyen ludique et facile à mettre en place pour récolter des fonds. Posez vos questions en commentaire, si certaines choses ne sont pas claires.