Si vous gérez un association sportive, de parents d’élèves ou autres, vous cherchez sûrement des financements. Faire une tombola est un bon moyen de récolter des fonds tout en récompensant les joueurs.
Sachez qu’il existe différents types de tombola, et que vous devez choisir celle qui vous correspond le mieux.
Quel est le principe d’une tombola ?
Une tombola est une vente de tickets pour lesquels un tirage au sort est effectué lors d’un événement spécifique : kermesse, fête de fin d’année, repas de clôture, portes ouvertes, etc.
Vous pouvez tout à fait anticiper l’événement et vendre les tickets à l’avance. Cela vous permet ainsi de toucher aussi des gens qui ne viendront pas à votre événement.
Il existe différents types de tombola qui n’impliquent pas les mêmes contraintes sur les organisateurs.
Tombola avec tickets à souche
C’est la version la plus classique de la tombola. Les tickets se présentent sous la forme d’un ticket numéroté accompagné d’une souche. Il vous suffit alors de pouvoir inscrire les coordonnées des acheteurs sur vos souches.
Le jour de l’événement les souches sont mis dans une urne et on tire autant de tickets qu’il y a de lots, usuellement en commençant par le plus petit lot, pour faire durer le suspense.
Ensuite, les numéros gagnants sont annoncés. Les gagnants doivent apporter le ticket qui correspond au numéro tiré pour récupérer le lot correspondant.
Avantage : simple à gérer. Vous pouvez facilement distribuer les carnets aux vendeurs sans faire de contrôle particulier. Seules les souches payées peuvent participer au tirage au sort.
Inconvénient : ne bénéficie pas du coté ludique du ticket à gratter. Les enfants ont du mal à se projeter
Tombola de tickets à gratter
Ces tickets sont très attractifs car on sait immédiatement si on a gagné quelque chose. Les visuels sont souvent très colorés et il y a le côté addictif du ticket à gratter (sans les dangers !)
C’est une formule facile à mettre en place si vous vende les tickets le jour de l’événement.
Si vous voulez mettre en place la tombola avant, là c’est autre chose. C’est ce que nous avions choisi de faire, et cela demande une grosse organisation et une grosse implication pour éviter la triche.
En effet, comme vous donnez aux enfants des tickets à gratter , il faut s’assurer que tous les tickets grattés sont payés (et pas seulement les gagnants ! ) Il y a toujours des petits malins qui essaient… et cela peut rendre la relation avec les parents compliquée.
Avantage : très attractifs pour les enfants et les adultes, parfait pour une vente sur place
Inconvénient : demande un suivi rigoureux en cas de prévente
Tombola, une chance au grattage et une au tirage
Là c’est comme précédemment mais en plus au tirage il y a un ou plusieurs gros lots à gagner. Vous avez le coté attractif du grattage mais vous gardez également le tirage.
Nous faisions la même chose mais en ne prenant que la solution grattage. On proposait aux enfants de venir mettre tous les tickets achetés dans une urne.
Dans l’après midi on tirait au sort des tickets et on faisait gagner des lots récupérés par ailleurs : entrées au zoo, panier de commerçant, entrée au théâtre ou au cinéma. Les enfants aimaient beaucoup ça et ça permet de faire une belle animation.
Avantage : très attractifs pour les adultes, les enfants comprennent moins le principe des lots réservés au tirage et ceux au grattage
Inconvénient : demande un suivi rigoureux en cas de prévente
Pourquoi faire une tombola ?
L’organisation d’une tombola est une solution idéale pour financer un projet ou pour récolter des fonds pour faire vivre l’association.
Cela permet de répartir la charge sur les participants à un événement tout en leur donnant un éventuel retour.
Où imprimer les tickets?
Pour des tickets à souches, vous pouvez faire imprimer par un imprimeur local. Vos tickets doivent impérativement être numérotés.
Si vous démarchez les commerces locaux, ou les entreprises locales, vous pouvez leur proposer d’être sponsor et de figurer sur un encart publicitaire sur le billet.
Vous pouvez aussi passer par un des fournisseurs spécialisés dans l’impression de tickets pour les tombolas, une sélection vous est proposée dans la partie “tombola clés en main” un peu plus bas.
Nous composons nous-mêmes la tombola de notre association sur ce principe, cela demande du temps, de l’organisation et… de l’énergie ! Il existe des solutions alternatives qui permettent de récolter des fonds.
Comment obtenir des lots gratuits pour une tombola?
Votre demande doit avoir un caractère officiel : vous seriez étonné de savoir combien de personnes se font passer pour un école, ou une crèche pour obtenir des lots gratuits.
Pensez que vous demandez à ces personnes occupées de passer du temps à ouvrir votre email, à le lire, à vous donner quelque chose.
Soyez poli, professionnel et clair ! ça parait évident mais c’est encore mieux en le disant.
Ecrire une lettre de demande de lots officielle
Vous serez sûrement plusieurs à faire les démarches. Aussi prévoyez une lettre officielle en format PDF à en-tête de votre association en précisant les coordonnées complètes de l’association, la date de la fête, le nombre d’élèves de l’école (ou de membres). Si vous un numéro d’enregistrement de votre association, mettez le.
Faites signer la lettre par le président de l’association et si vous êtes une association de parents d’élèves, demandez à la direction de l’école de co-signer la lettre.
Dans l’email d’accompagnement, vous pouvez donner des exemples de lots. Et aussi pensez à personnaliser votre demande ! Rien de pire que du copier coller alors que vous demandez à la personne de l’autre côté de faire un effort.
Démarcher les entreprises locales
Les entreprises locales ou commerces reçoivent en général favorablement ce type de demandes. Là encore, allez-y avec la lettre officielle.
Ne vous y prenez pas au dernier moment.
Demander des lots aux parcs d’attractions, zoos, musées
Les parcs de votre région donnent peut-être des entrées. En général, un nombre de billets est réservé par an pour les tombolas. N’hésitez pas à demander.
Tous les ans, j’obtenais ainsi des billets pour différents musées parisiens et grands parcs zoos ou d’attraction, ce qui faisait de très beaux lots de tombola.
Contactez en priorité les parcs ou organismes a travaillé pour une visite scolaire par exemple.
Entreprises qui donnent des lots gratuits
Les supermarchés peuvent avoir des lots à donner : fins d’opérations publicitaires de marques, fins de série ou déstockage.
Les restaurants, hôtels, ou commerces locaux peuvent vous fournir des bons d’achat.
Les entreprises en ligne qui proposent des produits digitaux peuvent également accepter de vous fournir des bons cadeaux. Par exemple, la société Explorador accepte de donner des bons cadeaux pour des chasses aux trésors.
Remercier les entreprises
Quand vous avez reçu votre lot, pensez à remercier les entreprises !
Les lots d’une bonne tombola
Un ou deux gros lots qui font rêver
Dans la mesure du possible, choisissez des lots qui sont adaptés au public de votre association, surtout en ce qui concerne les gros lots. Il est interdit de faire gagner de l’argent à une tombola “amateur” (sans huissier de justice).
Une année nous avions pris une solution clé en main sans vraiment prêter attention aux gros lots… Sans surprise, gagner une yaourtière fait peu rêver un enfant… Par contre, un skateboard, oui !
Vous pouvez aussi investir dans un lot de tickets de zoo par exemple. Sachez que les zoos envoient aussi des tickets gratuits aux écoles du coin ou dans leur zone de visite. Osez demander !
Vous pouvez aussi réserver un budget pour l’achat de quelques gros lots : une tablette numérique, un skateboard ou un bon d’achat d’un magasin de marque si ce sont des ados. Anticipez et profitez des soldes ou du Black Friday.
Des petits lots pour récompenser un max d’enfants
Une année on avait tenté la tombola qui proposait seulement 10 lots, dont 1 très gros lot (un voyage je crois), une télé, etc. Cela avait été un flop !
Les enfants ne sont pas du tout motivés par des billets pour lesquels ils n’ont quasiment aucune chance de gagner.
Par contre, s’ils savent qu’il y a plus de 1500 lots (même petits), ils se disent qu’ils auront bien une chance de gagner un lot (et c’est souvent vrai).
Les enfants aiment recevoir un lot même petit, pensez-y ! Découvrez aussi mes astuces pour récompenser les joueurs.
Organiser la tombola soi-même ou choisir une tombola clé-en main ?
Tombola clé en main : c’est quoi ?
Si vous n’avez pas de temps, vous pouvez optez pour une tombola clé-en-main qui fournit tout à la fois, les lots, les tickets, les urnes, et même les enveloppes pour gérer les ventes.
Évidemment, votre bénéfice est moindre dans ce cas mais si vous n’avez pas de temps à consacrer c’est une bonne alternative. Initiatives est le fournisseur avec lequel nous avons toujours travaillé. Je n’ai donc pas d’avis à donner sur les autres.
L’avantage de ces fournisseurs est qu’ils reprennent une partie des invendus.
Conseil : faites bien votre calcul en commandant les tickets en prenant en compte les réductions par quantité. Il est parfois moins cher d’acheter 2000 tickets même si vous n’en avez besoin que de 1500.
Faire une tombola vous-même
Acheter des petits lots chez des grossistes et achetez quelques gros lots au moment des soldes.
Là encore, privilégiez les lots attractifs pour les familles ou enfants, pensez aux jeux de plein air, aux jeux de voyage, pistolets à eau, etc
Dans le cas d’une tombola à gratter, je préfère mettre deux gros lots identiques plutôt qu’un seul… la rumeur va vite, et les gens sont moins motivés s’ils savent que le seul gros lot a déjà été gagné!
C’est un investissement qui n’est pas perdu! Vos vendeurs et acheteurs de tickets seront plus motivés et vous vendrez plus de tickets.
Si vous récupérer des lots un peu moins attractifs, répartissez les sur plusieurs années dans les lots de grattage, dans un jeu d’enveloppes à tirer le jour de la kermesse ou composez faites des paniers garnis.
Les étapes pour mettre en place la tombola
Vous avez choisi votre type de tombola, et éventuellement récupéré les lots. Vous devez maintenant:
- Lister les lots
- Fixer le prix de vente des tickets (entre 1 et 2 €)
- Faire votre déclaration en mairie* en respectant les règles imposées (voir le formulaire)
- Commander les tickets
- Choisir un système de récompense pour les meilleurs vendeurs
- Faire une notice simple pour les vendeurs de tickets
- Distribuer les tickets
- Faire un suivi des ventes
- Procéder au tirage au sort et à la remise des lots
*Attention: La tombola doit maintenant être déclarée à la mairie (et non plus à la préfecture).
Eléments obligatoires à faire figurer sur vos tickets :
- Nom et adresse de l’organisme
- But de l’opération
- Date du tirage au sort éventuel
- Liste des lots
- Numérotation unique des tickets et souches
Booster les ventes en récompensant les meilleurs vendeurs
Eh oui, ça marche aussi dans les associations. A l’origine, nous ne récompensions que les 3 meilleurs vendeurs de l’école.
Mais les enfants se décourageaient vite lorsqu’ils se rendaient compte qu’ils n’en feraient pas partie et arrêtaient donc de vendre.
Nous avons donc mis en place un système de récompense beaucoup plus large
Tout enfant qui vend ses tickets reçoit un bonus (point cadeau valable le jour de la kermesse), idem pour toute planche de tickets supplémentaires vendus.
Les meilleurs vendeurs par classe reçoivent un lot, et les meilleurs vendeurs de l’école un lot plus important.
Depuis que nous avons mis en place ce système de bonus – qui ne nous a quasiment rien coûté de plus – les ventes ont fortement augmenté.
Les associations à but non lucratif sont autorisées à organiser des tombolas ou loteries dans le cadre d’encouragement des arts, de financement d’un activité sportive ou actes de bienfaisance.
Vous devez faire une déclaration pour la tombola auprès de la mairie (ou de la préfecture selon les régions). Vous devez remplir le Formulaire cerfa n°11823 avec vos status d’association. (plus d’infos sur le site du service public)
Le moyen le plus simple est de demander aux participants dé déposer leurs tickets dans une urne et de demander à une main innocente de tirer un ticket par lot à gagner.
Vous trouverez d’autres idées de financements d’associations dans cet article: 7 idées pour financer un projet scolaire. La tombola reste un moyen ludique et facile à mettre en place pour récolter des fonds.
2 réflexions au sujet de “Organiser une tombola pour financer votre association”
Et vous imprimer combien de tickets de tombola?
On distribuait 10 par enfant plus on commandait une marge supplémentaire pour que ceux qui vendent beaucoup puissent facilement en redemander. on en achetait entre 2500 et 3000 selon les années.
Il faut regarder parmi les fournisseurs, certains reprennent les tickets invendus et remboursent. Les prix sont souvent faits par tranche. par exemple je me rappelle que c’était moins cher de commander 3000 tickets que d’en acheter 2500.