Comment organiser une kermesse d’école ?

Vous voulez organiser votre kermesse d’école mais vous ne savez pas comment faire ? Trucs et astuces pour attirer du monde et faire une fête de fin d’année réussie qui laissera de beaux souvenirs à vos enfants.

Vous trouverez ci dessous des idées et astuces pour faciliter la mise en place de votre fête de fin d’année, basée sur mon expérience de 10 ans de responsable kermesse.

Stands de jeux, planning, liste de fournisseurs, astuces pour votre budget, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin !

C’est quoi une kermesse d’école ?

La kermesse c’est un moment joyeux conçu pour procurer aux enfants de beaux souvenirs tout en récoltant un peu d’argent. Mais ça peut vite devenir compliqué si on avance à l’aveuglette.

Une kermesse c’est une fête associative, initialement paroissiale, qui sert à rassembler les membres d’une communauté pour passer un bon moment, clore une année dans la joie et la bonne humeur !

Cette manifestation sert également à récolter des fonds pour financer voyages, activités ou équipements.

Pourquoi je vous donne des conseils pour votre kermesse scolaire

Depuis l’entrée à l’école de ma fille aînée, je me suis investie dans un premier temps dans la gestion de stands le jour J. Ensuite, j’ai pris une part plus important dans l’organisation de la fête de l’école, et jusqu’à devenir un membre très actif de l’association de parents d’élèves.

Pendant une dizaine d’années, j’ai donc géré la kermesse en essayant de trouver tous les ans des idées qui permettent de renouveler le plaisir des enfants tout en limitant les dépenses et en augmentant les recettes.

En effet, dans notre école, l’association de parents d’élèves participe au financement d’un certain nombre d’activités et il est donc impératif que nous puissions récolter de l’argent.

J’ai adoré organiser la kermesse !

Mon objectif premier est de faire briller les yeux des enfants. Alors tant pis si le dimanche matin, je n’ai plus de voix, d’avoir parlé, appelé, crié, chanté. Tant pis, si ma matinée est passée à ranger et nettoyer, car il faut que l’école soit prête à accueillir les enfants lundi, comme si rien ne s’était passé.

Je suis une maman, comme vous, avec un boulot à côté puisque je suis aussi entrepreneure. Mais quand je fais quelque chose, je le fais à fond. Je vous partage mes astuces, mes trouvailles, et mes erreurs, pourque vous puissiez les éviter !

J’ai également créé des affiches à imprimer et je vous partage mes idées de jeux de kermesse.

Préparation et anticipation

Tout d’abord, assurez-vous que la Direction de l’établissement soutienne votre projet et définissez ensemble son objectif.

1/ Quel est l’objectif de la kermesse?

L’objectif premier est toujours de clore l’année dans la bonne humeur, et de partager un bon moment. Dans les écoles où la kermesse existe, les enfants attendent cet événement avec impatience. C’est un moment de fête et le point d’orgue de leur année scolaire, et vous constaterez vite qu’elle devient indispensable.

Le second est de récolter des fonds pour l’école, pour que l’association puisse participer au financement de certaines activités scolaires.

2/ Définir le budget de la kermesse

Il vous faut  en premier lieu définir si vous attendez que votre événement génère des bénéfices ou si vous attendez simplement qu’il s’autofinance.

Dans certaines écoles (les écoles privées), les bénéfices de la kermesse sont la principale source de revenus de l’association de parents d’élèves qui permet de subventionner les voyages scolaires par exemple ou d’autres activités pédagogiques.

Dans d’autres, la fête de l’école est une animation quasiment gratuite qui permet aux familles de partager un bon moment, avec pour seul objectif de s’autofinancer.

3/ Prévoyez la liste de stands et jeux

Vous ne pourrez sans doute pas organiser et animer les festivités avec juste les membres de votre association.

Il faudra des parents pour proposer les jeux aux enfants et ce n’est pas toujours facile de les mobiliser ! Adaptez donc le nombre de stands en fonction du nombre de classes de votre école et surtout, de l’investissement des parents dans le fonctionnement de l’école.

Il faudra prévoir des créneaux pour que les parents soient remplacés , et faire en sorte, que les remplaçants viennent !

• 2 stands maximum par classe, et vous verrez que lorsqu’il s’agit de remplir les créneaux, c’est déjà pas mal !
• prévoyez des jeux faciles à expliquer
• ajoutez un stand maquillage, le clou de la kermesse surtout chez les petits

Prévoyez en même temps la façon dont vous récompenserez les joueurs.

4/ Quel repas pour la kermesse

La fête aura-t-elle lieu l’après-midi, toute la journée, le soir ? Il faudra prévoir boissons et alimentation en conséquence. On boit plus si c’est dans l’après midi que le soir.

• Gâteaux : vous pouvez demander aux parents s’ils acceptent de cuisiner quelques gâteaux. Pour les motiver, vous pouvez proposer un concours de gâteaux avec un lot à gagner.
• Fruits de saison pas chers : pastèques dont c’est la pleine saison et les couper en tranches, ou préparez des barquettes de tomates cerises.
• Barbecue : essayez de voir avec un charcutier local s’il peut vous faire des réductions, idem pour le pain.
• Frites : Achetez des frites surgelées et de l’huile en gros bidons. Pensez aussi au ketchup, moutarde, sel et barquettes en carton.
• Boissons : prévoir de grosses bonbonnes d’eau en accès gratuit, achetez en gros sodas et jus de fruits que vous vendrez au verre. Pour une kermesse plus écolo, les gobelets sont maintenant des éco-cups.

15 idées pour une kermesse écolo

Où acheter ?

Avant on achetait dans un supermarché classique, mais ce n’était pas économique. De plus, vu les quantités que nous achetions, nous nous retrouvions avec parfois des ruptures de stock.

En tant qu’association, vous pouvez acheter chez Pomocash sous présentation de votre Kbis.

Combien acheter ?

Voici ce qu’on achète pour une école de 250 enfants dont la plupart des parents restent pour déjeuner (qui suit le spectacle de l’école) :

• 65 kg de frites surgelées, 12 litres de ketchup et 35 litres d’huiles
• 30 kg de saucisses, 30 kg de charbon de bois et 100 baguettes de pain
• 23 kg de bonbon et, 100 litres de popcorn (oui, le popcorn déjà cuit se vend au litre!)
• 70 litres d’eau, 20 litres de sodas

Certains parents apportent également des boissons.

5/ Equipement et matériels

Si vous êtes dans une ville, renseignez vous très tôt auprès de la mairie pour voir si elle peut vous prêter du matériel. En effet, quand il y a plusieurs écoles, collèges, festival de la ville, tous ces événements se télescopent et c’est parfois dur, dur d’avoir du matériel !

6/ Faites un planning

Inscrivez les différents éléments à prévoir au planning bien en amont de la fête. Ecrivez également un emploi du temps détaillé pour vous assurer qu’il y aura assez de monde pour l’installation, pour la tenue des stands de jeux et pour le démontage (où c’est encore plus difficile de motiver les gens!).

7/ Communiquez avec les parents avec une affiche kermesse et par mail

Pensez à prévenir les parents de la date des festivités au moins deux mois avant et même si possible dès le début de l’année.

En effet, en Juin, les plannings sont ultra serrés, entre les spectacles de fin d’année, les goûters d’anniversaire, et les olympiades, autant être prévenus longtemps à l’avance.

Pensez à prévenir les parents sur les modalités de participation si vous devez faire une kermesse virtuelle.

Annoncez par email, dans le groupe whatsapp, dans le cahier de correspondance, et en mettant une belle affiche bien visible. Si cela vous intéresse, vous pouvez télécharger l’affiche modifiable gratuite ci-dessous.

L’affiche kermesse gratuite est présentée comme un fond modifiable au format PDF : vous pourrez y ajouter la date, l’heure et le nom de votre école. Pour télécharger l’affiche kermesse à personnaliser, cliquez ci dessous.

Télécharger “Affiche Kermesse”

affiche-kermesse-1.pdf – Téléchargé 1166 fois – 777,73 Ko

8 astuces pour réussir votre kermesse

Pour qu’une kermesse soit réussie et rencontre un franc succès, il faut:

• des jeux et activités variés,
• de l’alimentation et des friandises,
• une gestion rigoureuse du budget,
• des lots à faire gagner,
• des parents qui s’investissent, (et c’est souvent le plus difficile à trouver!)
• et bien sûr, des visiteurs et des joueurs nombreux, éventuellement prêts à débourser quelques sous:

1. Remplacer l’argent par une caisse centrale et des cartes

Dans notre école, la décision a été prise il a y plusieurs années que la kermesse se déroulerait le jour du spectacle de l’école et qu’aucun argent ne circulerait au sein de la kermesse.

Ainsi, les familles achètent des cartes de kermesse à un stand dédié, ceux-ci permettant ensuite aux enfants de jouer. Vous pouvez vendre des carnets (par 10 ou par 5 par exemple). Sur chaque stand, l’enfant donnera le nombre de tickets affiché pour pouvoir jouer.

2. Proposer des réductions

Depuis que mes aînées ont quitté l’école, je profite des bonnes idées trouvées ici et là pour les appliquer.

Ainsi, depuis deux ans, nous proposons des réductions sur les achats groupés de cartes à cases. Cette mesure permet aux familles ayant plusieurs enfants de les laisser avec chacun leur carte ce qui leur permet de papoter tranquillement avec leurs amis!

La première année peu de personnes ont profité des réductions, mais l’année dernière, le mot ayant été passé, les ventes par lot se sont multipliées et ont contribué à augmenter nos ventes.

Vous pouvez proposer une grille complète de réduction (prix à l’unité, puis, pour 2, 3, 4 etc) ou faire simplement une réduction pour un achat en gros (par 5 cartes/carnets de tickets par exemple ou par 3)

3. Proposer un tirage de cartes remplies

Le choix des cartes de kermesse à cases nous a permis de proposer des cadeaux supplémentaires aux enfants les plus joueurs. Ainsi les enfants sont incités à finir leur carte, et c’est donc un succès.

Lorsque leur carte est remplie (c’est à dire que toutes les cases sont cochées), les enfants après avoir inscrit leur nom déposent leur carte dans une urne. Toutes les demi-heures, un tirage est effectué et des cadeaux sont distribués aux enfants.

Ce tirage est indépendant de la tombola et anime la kermesse de façon agréable. Les enfants adorant gagner un cadeau…quel qu’il soit!

4. Faire des pré-ventes de tickets

La veille, nous commençons la vente des tickets afin de limiter la queue le jour de l’événement et éviter ainsi de lasser les parents peu patients.

5. Proposer des jeux variés et à tous les prix

Pas besoin d’investir énormément, vous pouvez faire votre choix parmi ces jeux de kermesse avec presque rien. Pas besoin de tout changer chaque année. Mais apportez une ou deux modifications, remplacez un stand qui avait moins bien marché par un autre nouveau, encore inconnu.

Certains sont cependant, indéboulonnables comme le stand maquillage. Et alors qu’on pensait ce stand réservé aux tout-petits, on a introduit des tatouages temporaires, du vernis à ongles de couleurs flashy, ou encore des laques colorées pour les cheveux et depuis ça cartonne aussi chez les CM ou les collégiens qui reviennent faire un tour.

6. Proposez des stands gratuits

Prévoyez aussi des jeux peu fragiles en libre service pour occuper les petits plus facilement et permettre à tous de jouer : morpion géant, stand de coloriages licornes, cartes pokemon à dessiner ou coloriages harry potter.

7. Louez une machine à barbe à papa

Vous n’êtes pas obligé d’acheter la machine, vous pouvez la louer chez Kiloutou par exemple. Mais ça vaut vraiment le coup ! Les queues s’allongent chaque année. Vous pouvez même vous grouper à plusieurs écoles. Par contre, il faut bien la nettoyer dès qu’elle est refroidie.

Et depuis qu’on a mis des sucres colorés aux parfums rigolos, les ados viennent prendre leur barbe à papa au coca ou bleu schtroumph… (bon Ok ce n’est pas bio du tout, et il ne faut pas en manger tous les jours, mais bon c’est aussi le principe de la fête !)

8. Faites gagner des lots intéressants

Vous pouvez demander aux commerçants du coin, aux restaurateurs, coiffeurs, de vous aider à constituer des lots pour la kermesse et pour votre tombola.

Pensez aussi aux fermiers si vous êtes à la campagne. ça peut donner lieu à des concours ou des lots rigolos. Certains commerçants pourraient être heureux de vider leurs invendus ou les échantillons reçus par les prospecteurs.

Nous avons régulièrement des lots promotionnels invendus ou des séries limitées de Carrefour ou Cora, par exemple. Ces lots peuvent aller du bol d’un dessin animé dont la promo est terminée à des cocottes minutes qui ne sont plus commercialisées.

Comment gérer le budget de la kermesse au plus juste ?

Que vous désiriez dégager un peu de bénéfices ou juste faire un événement gratuit, le budget reste le nerf de la kermesse ! Voici quelques astuces pour limiter vos dépenses.

L’endroit où vous ferez vos achats pour la kermesse aura un impact direct sur vos dépenses. Vous devez choisir vos fournisseurs judicieusement pour économiser à la fois sur les achats et les frais de port.

Comment limiter les coûts?

Réduire le budget de la kermesse est un point important pour que l’association reverse le maximum de fonds pour les projets scolaires. Si on peut économiser il ne faut pas s’en priver !

Il faut trouver des fournisseurs qui pratiquent des prix de semi-gros, et des frais de transport raisonnables.

1. Groupez vos commandes : les frais de port sont souvent élevés, cela permettra de diminuer le cout relatif.
2. En tant qu’association, vous pouvez avoir accès aux prix professionnels en fournissant une copie de vos statuts chez Promocash (pour les courses alimentaires) et chez LP Divertissement (voir plus bas) pour les petits lots et jeux

Où acheter les lots et jeux pour la kermesse?

Vous trouverez ci-dessous une liste des fournisseurs avec lesquels nous avons déjà travaillé de façon satisfaisante.

Ces fournisseurs proposent en effet des jeux de plein air à bas prix et des jeux en bois.

Pensez aussi à demander aux parents, aux commerçants locaux. Ils ont peut-être des invendus, des cadeaux non ouverts, ou des jouets neufs dont les enfants ne veulent pas. Attention, soyez très directifs et faites le tri pour que vous puissiez leur rendre ce que vous n’acceptez pas. Sinon vous risquez de servir de débarras ou de vide-grenier!

Une kermesse ça sert avant tout à donner des cadeaux aux enfants, à voir des sourires éclairer les visages des petits et des grands, à mettre des étoiles dans les yeux des enfants!

Quel fournisseur choisir pour la kermesse ?

Si vous avez besoin de quelques lots seulement, n’hésitez pas à faire un tour chez les discounters habituels à côté de chez vous, ils ont souvent des promos au moment de l’été: Gifi, Foir’fouille, etc. Sinon ces fournisseurs sont spécialisés dans les fêtes.

Fournisseur	Offre de produits	Frais de port
Initiatives	matériel de stand, lots, tombola, enveloppes, caisses de lots, objets personnalisés	12,80€
Kermesse-fêtes	matériel de stand, lots, bonbons	offerts dès 150€
Le géant de la fête	matériel de stand, lots, loisirs créatifs, bonbons	5,99€
Fillon- Tout pour vos fêtes	matériel de stand, loto, lots	13,95€
LP Divertissement	lots, matériel de stand	10€

Quelles autorisations pour faire une kermesse d’école ?

Si vous faites la kermesse dans l’enceinte de l’école, vous devez obtenir l’autorisation de la Direction de l’établissement. Dans le cadre de Vigipirate, il est souvent demandé de prévenir la municipalité et les services de gendarmerie ou police. (plus d’informations sur l’article garantir la sécurité de la kermesse)

Les informations données ci-dessous doivent être validées auprès des services compétents. Ce site n’a pas vocation à donner des conseils juridiques. Je décline toute responsabilité en cas d’information obsolète ou erronée.

La vente de boissons est-elle autorisée à la kermesse ?

En cas de ventes de boissons (alcoolisées ou non), vous devez obtenir une autorisation de la mairie 15 jours avant la date de l’événement même si cette vente se déroule dans vos locaux. Vous pouvez organiser 5 buvettes maximum par an. Vous pourrez vendre des boissons non alcoolisées et aux boissons fermentées non distillées (vin, biere, cidre) inférieur à 18°. (source : Direction de l’information légale et administrative)

Si vous ne vendez pas les boissons, aucune autorisation n’est nécessaire.

Autorisation pour la tombola

Si vous organisez une tombola, une autorisation est nécessaire également, vous trouverez tous les détails dans ce guide complet.

Organiser une tombola : le guide complet

Fiscalité : que faut-il déclarer aux impôts pour la kermesse ?

Vous n’avez rien à déclarer si :

• Si le bénéfice de vos ventes est inférieur au seuil des 76 679 € annuels
• Si vous organisez moins de 6 manifestations par an (sources : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31613 et https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F21565)

Sonorisation : peut-on diffuser de la musique lors de la fête de l’école ?

Pour pouvoir diffuser de la musique, vous devez faire une déclaration à la SACEM et payer un droit. Si vous payez en ligne avant l’événement vous avez droit à 20% de réduction (48,37€ TTC). Si votre école adhère au forfait 1 an de musique à l’école ou à la crèche, vous n’avez rien à déclarer. (voir détail sur le site de la SACEM)

Alternative : faire jouer en live de la musique. Renseignez-vous auprès des associations locales ou de vos anciens élèves: certains seront peut être ravis de venir jouer pour animer votre fête pour se faire connaître.

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J’espère que vous aussi vous prenez du plaisir à organiser cette kermesse pour le plus grand bonheur des enfants. Leur enfance passe vite, permettez leur d’avoir des souvenirs uniques et radieux !

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