Comment organiser une kermesse ?

Vous voulez organiser votre kermesse mais vous ne savez pas comment faire ? Trucs et astuces pour attirer du monde et faire une fête d’école réussie qui laissera de beaux souvenirs à vos enfants.

Les beaux jours arrivent et la fin d’année s’approche.  Peut-être envisagez-vous une kermesse pour la première fois? Il n’est pas trop tard!

Vous trouverez ci dessous des idées et astuces pour faciliter la mise en place de votre fête de fin d’année, basée sur mon expérience de 10 ans de responsable kermesse. Stands de jeux, planning, astuces d’achat et de budget, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin !

Pourquoi je vous donne des conseils sur l’organisation de la kermesse ?

La kermesse c’est un moment joyeux conçu pour procurer aux enfants de beaux souvenirs tout en récoltant un peu d’argent. Mais ça peut vite devenir compliqué si on avance à l’aveuglette.

C’est quoi une kermesse ?

Une kermesse c’est une fête, initialement paroissiale, qui sert à rassembler les membres d’une communauté pour passer un bon moment, clore une année dans la joie et la bonne humeur !

Cette manifestation sert également à récolter quelques fonds pour subsister jusqu’à la saison nouvelle… et contribuer au financement des sorties scolaires, de certains équipements dans l’école ou la commune, ou l’association sportive.

Je vous partage mon expérience dans la gestion de la kermesse

Depuis l’entrée à l’école de ma fille aînée, je me suis investie dans un premier temps dans la gestion de stands le jour J. Ensuite, j’ai pris une part plus important dans l’organisation de la fête de l’école, et jusqu’à devenir un membre très actif de l’association de parents d’élèves.

Pendant une dizaine d’années, j’ai donc géré la kermesse en essayant de trouver tous les ans des idées qui permettent de renouveler le plaisir des enfants (et des parents!) tout en limitant les dépenses et en augmentant les recettes.

En effet, dans notre école, l’association de parents d’élèves participe au financement d’un certain nombre d’activités et il est donc impératif que nous puissions récolter de l’argent.

Par exemple, nous avons un partenariat pour des étiquettes pour enfants, qui permet aux parents d’avoir une réduction et pour nous, une commission sur les ventes.

Je suis une maman, comme vous, avec un boulot à côté puisque je suis aussi entrepreneure. Mais quand je fais quelque chose, je le fais à fond. Je vous partage mes astuces, mes trouvailles, et mes erreurs, pourque vous puissiez les éviter !

La préparation

Tout d’abord, assurez-vous que la Direction de l’établissement soutienne votre projet et définissez ensemble son objectif.

1/ Quel est l’objectif de votre kermesse?

L’objectif premier est toujours de clore l’année dans la bonne humeur, et de partager un bon moment. Dans les écoles où la kermesse existe, les enfants attendent cet événement avec impatience. C’est un moment de fête et le point d’orgue de leur année scolaire, et vous constaterez vite qu’elle devient indispensable.

Le second est de recueillir des fonds, pour que l’association de parents d’élèves puisse participer au financement de certaines activités scolaires.

Il est très courant de croiser des collégiens ou lycéens qui ont plaisir à retrouver leurs anciens amis et leurs enseignants.

Mon objectif premier est de faire briller les yeux des enfants. Alors tant pis si le dimanche matin, je n’ai plus de voix, d’avoir parlé, appelé, crié, chanté. Tant pis, si ma matinée est passée à ranger et nettoyer, car il faut que l’école soit prête à accueillir les enfants lundi, comme si rien ne s’était passé.

2/ Définir le budget de la kermesse

Il vous faut  en premier lieu définir si vous attendez que votre événement génère des bénéfices ou si vous attendez simplement qu’il s’autofinance.

Dans certaines écoles (les écoles privées), les bénéfices de la kermesse sont la principale source de revenus de l’association de parents d’élèves qui permet de subventionner les voyages scolaires par exemple ou d’autres activités pédagogiques.

Dans d’autres, la fête de l’école est une animation quasiment gratuite qui permet aux parents et enfants de partager un bon moment, avec pour seul objectif de s’autofinancer.

Les contraintes dans les deux cas ne sont pas les mêmes, mais les deux partagent le même but: faire plaisir aux enfants!

3/ Prévoyez la liste de stands et jeux

Il faudra des parents pour proposer les jeux aux enfants et ce n’est pas toujours facile de les mobiliser ! Adaptez donc le nombre de stands en fonction du nombre de classes de votre école et surtout, de l’investissement des parents dans le fonctionnement de l’école.

Pour creuser le sujet, lisez : 40 jeux de kermesse pour petit budget

Vous ne pourrez sans doute pas organiser et animer les festivités avec juste les membres de votre association.

Il faudra prévoir des créneaux pour que les parents soient remplacés , et faire en sorte, que les remplaçants viennent !

• 2 stands maximum par classe, et vous verrez que lorsqu’il s’agit de remplir les créneaux, c’est déjà pas mal !
• prévoyez des jeux faciles à expliquer, autant aux parents qu’aux enfants
• ajoutez un stand maquillage, le clou de la kermesse surtout chez les petits

Prévoyez en même temps la façon dont vous récompenserez les joueurs.

4/ Définissez les besoins en alimentation selon la période à laquelle vous organisez la fête

La fête aura-t-elle lieu l’après-midi, toute la journée, le soir ? Il faudra prévoir boissons et alimentation en conséquence. On boit plus si c’est dans l’après midi que le soir.

Pour les gâteaux, vous pouvez demander aux parents s’ils acceptent de cuisiner quelques gâteaux. Pour les motiver, vous pouvez proposer un concours de gâteaux avec un lot à gagner.

Si vous prévoyez un barbecue, essayez de voir avec un charcutier local s’il peut vous faire des réductions, idem pour le pain.

Vous pouvez également acheter des pastèques dont c’est la pleine saison et les couper en tranches, ou préparez des barquettes de tomates cerises.

Si vous faites frites surgelées, achetez l’huile en gros bidons ce qui va avec : ketchup, moutarde, sel.

Nous complétons avec d’autres boissons, mais surtout nous fournissons le barbecue, les frites, sauces, les biscuits et l’apéro, ainsi que les assiettes en carton (et avant les gobelets jetables). Pour une kermesse plus écolo, les gobelets sont maintenant des éco-cups.

15 idées pour une kermesse zéro déchet écolo

ll faut donc s’organiser un minimum. Avant on achetait dans un supermarché classique, mais ce n’était pas forcément économique. De plus, vu les quantités que nous achetions, nous nous retrouvions avec parfois des ruptures de stock.

Voici ce qu’on achète : 65 kg de frites, 35 litres d’huiles, 30 kg de saucisses, 100 baguettes de pain, 23 kg de bonbons, 100 litres de popcorn (oui, le popcorn déjà cuit se vend au litre!), 12 litres de ketchup, 70 litres d’eau, 20 litres de sodas, 30 kg de charbon de bois…

5/ Equipements et matériels

Si vous êtes dans une ville, renseignez vous très tôt auprès de la mairie pour voir si elle peut vous prêter du matériel. En effet, quand il y a plusieurs écoles, collèges, festival de la ville, tous ces événements se télescopent et c’est parfois dur, dur d’avoir du matériel !

6/ Sécurité, assurance et autorisations

Vérifiez avec votre assurance comment les événements de ce type sont couverts. Mieux vaut prévenir que guérir ! En principe, ils sont couverts par l’assurance de l’école ou par celle de votre association. Mais peut être devrez vous demander une option.

Découvrez aussi les impératifs pour la sécurité de la kermesse.

C’est toujours mieux de prévenir la mairie et la police municipale, selon votre lieu d’habitation. En cas de ventes de boissons, vous devez obtenir une autorisation de la mairie 15 jours avant la date de l’événement.

Vous n’avez le droit qu’aux boissons non alcoolisées et aux boissons fermentées non distillées (vin, biere, cidre).

Si vous organisez une tombola, une autorisation est nécessaire également.

Organiser une tombola pour financer votre association

7/ Faites un planning

Inscrivez les différents éléments à prévoir au planning bien en amont de la fête. Ecrivez également un emploi du temps détaillé pour vous assurer qu’il y aura assez de monde pour l’installation, pour la tenue des stands de jeux et pour le démontage (où c’est encore plus difficile de motiver les gens!).

Pensez aussi aux éléments de sécurité de la kermesse.

8/ Communiquez avec une affiche kermesse et par mail

Pensez à prévenir les parents de la date des festivités au moins deux mois avant et même si possible dès le début de l’année.

En effet, en Juin, les plannings sont ultra serrés, entre les spectacles de fin d’année, les goûters d’anniversaire, et les olympiades, autant être prévenus longtemps à l’avance.

Pensez à prévenir les parents sur les modalités de participation si vous devez faire une kermesse virtuelle.

Annoncez par email, dans le groupe whatsapp, dans le cahier de correspondance, et en mettant une belle affiche bien visible. Si cela vous intéresse, vous pouvez télécharger l’affiche modifiable gratuite ci-dessous.

L’affiche kermesse est présentée comme un fond modifiable au format PDF : vous pourrez y ajouter la date, l’heure et le nom de votre école.

pour télécharger l’affiche à personnaliser, cliquez ci dessous. C’est gratuit !

Télécharger “Affiche Kermesse”

affiche-kermesse-1.pdf – Téléchargé 474 fois – 777,73 Ko

8 idées pour attirer les joueurs et visiteurs

Pour qu’une kermesse soit réussie et rencontre un franc succès, il faut:

• des jeux variés,
• de l’alimentation et des friandises,
• une gestion rigoureuse du budget,
• des lots à faire gagner,
• des parents qui s’investissent, (et c’est souvent le plus difficile à trouver!)
• et bien sûr, des visiteurs et des joueurs nombreux,éventuellement prêts à débourser quelques sous:

Idée N°1: Grouper la kermesse avec la fête de l’école

Une grande partie des parents sont présents au spectacle des enfants le matin et sont invités ensuite à prolonger leur journée par un apéritif puis par la kermesse, organisée par l’association de parents d’élèves.

L’apéritif offert est un moment convivial qui permet aux parents d’échanger autour d’un verre. Les parents peuvent aussi discuter de façon informelle avec les enseignants.

Pendant ce temps, nous finissons de mettre en place les stands qui ne peuvent être mis en place à l’avance.

Dans notre école, la décision a été prise il a y plusieurs années que la kermesse se déroulerait le jour du spectacle de l’école et qu’aucun argent ne circulerait au sein de la kermesse.

Ces deux décisions ont eu un impact très positif sur les ventes et la présence des familles.

Ayant connu les deux organisations, je peux témoigner que le fait de grouper les deux événements a augmenté de façon significative la présence des familles à la kermesse.

Idée N°2: Limiter la circulation d’argent

Les parents sont d’autant plus enclins à laisser leurs enfants jouer en leur laissant un peu de liberté s’ils n’ont pas à gérer de l’argent.

Ainsi, les familles achètent des tickets à un stand dédié, ceux-ci permettant ensuite aux enfants de jouer.

Vous pouvez vendre des carnets (par 10 ou par 5 par exemple). Sur chaque stand, l’enfant donnera le nombre de tickets affiché pour pouvoir jouer.

Chez nous, pour limiter les frais d’impression nous avons décidé d’imprimer 4 cartes à cases par feuilles , chaque carte  comprenant un certain nombre de cases à cocher. Pour jouer, l’enfant donne sa carte et l’adulte qui tient le stand coche le nombre de cases affiché.

Le tarif d’un ticket ou d’une case est d’environ 50-55 cents. Voir plus d’astuces sur le remplacement de l’argent et pour télécharger des tickets à cases pour votre kermesse.

Les enfants sont très fiers de pouvoir gérer leur carte et de jouer en tout autonomie.

Chaque enfant écrit son nom sur sa carte, afin que s’il la perde elle puisse être rapportée à la personne qui anime la kermesse en cas de perte.

Idée N°3: Proposer des réductions

Depuis que mes aînées ont quitté l’école, je profite des bonnes idées trouvées ici et là pour les appliquer.

Ainsi, depuis deux ans, nous proposons des réductions sur les achats groupés de cartes à cases. Cette mesure permet aux familles ayant plusieurs enfants de les laisser avec chacun leur carte ce qui leur permet de papoter tranquillement avec leurs amis!

La première année peu de personnes ont profité des réductions, mais l’année dernière, le mot ayant été passé, les ventes par lot se sont multipliées et ont contribué à augmenter nos ventes.

Vous pouvez proposer une grille complète de réduction (prix à l’unité, puis, pour 2, 3, 4 etc) ou faire simplement une réduction pour un achat en gros (par 5 cartes/carnets de tickets par exemple ou par 3)

Idée N°4: Proposer un tirage de cartes à cases remplies

Le choix des cartes de kermesse à cases nous a permis de proposer des cadeaux supplémentaires aux enfants les plus joueurs.

Ainsi les enfants sont incités à finir leur carte, et c’est donc un succès.

Lorsque leur carte est remplie (c’est à dire que toutes les cases sont cochées), les enfants après avoir inscrit leur nom déposent leur carte dans une urne. Toutes les demi-heures, un tirage est effectué et des cadeaux sont distribués aux enfants.

Ce tirage est indépendant de la tombola et anime la kermesse de façon agréable. Les enfants adorant gagner un cadeau…quel qu’il soit! (parfois, les parents sont un peu moins ravis!)

Rendez vous sur cet article, où vous pourrez télécharger gratuitement des cartes de kermesse.

Idée N°5 : Faire des pré-ventes

La veille, nous commençons la vente des tickets afin de limiter la queue le jour de l’événement et éviter ainsi de lasser les parents peu patients.

Idée N°6 : Proposer des jeux variés

Pour que les enfants aient envie de revenir d’une année sur l’autre, il faut varier les plaisirs. Pas besoin d’investir énormément (vous pouvez bien sur!) vous pouvez faire votre choix parmi ces 40 jeux de kermesse avec presque rien.

Pensez à mélanger les stands classiques indémodables et des nouveaux. Pas besoin de tout changer chaque année !

Mais apportez une ou deux modifications, remplacez un stand qui avait moins bien marché par un autre nouveau, encore inconnu.

C’est le même principe que pour les jouets des enfants. S’ils ont tout sous le nez, ils ne jouent pas forcément avec, mais si vous faites tourner, ils seront ravis de les retrouver.

Certains sont cependant, indéboulonnables comme le stand maquillage.

Et alors qu’on pensait ce stand réservé aux tout-petits, on a introduit des tatouages temporaires, du vernis à ongles de couleurs flashy, ou encore des laques colorées pour les cheveux et depuis ça cartonne aussi chez les CM ou les collégiens qui reviennent faire un tour.

Idée N°7 : Investissez dans une machine à barbe à papa !

Vous n’êtes pas obligé d’acheter la machine, vous pouvez la louer chez Kiloutou par exemple.

Mais ça vaut vraiment le coup ! Les queues s’allongent chaque année. Vous pouvez même vous grouper à plusieurs écoles. Par contre, il faut bien la nettoyer dès qu’elle est refroidie.

Et depuis qu’on a mis des sucres colorés aux parfums rigolos, les ados viennent prendre leur barbe à papa au coca ou bleu schtroumph… (bon Ok ce n’est pas bio du tout, et il ne faut pas en manger tous les jours!)

En ce qui concerne l’électricité, pensez aux mesures de sécurité électrique pour votre kermesse.

Idée N°8 : Faites gagner des lots intéressants

Vous pouvez demander aux commerçants du coin, aux restaurateurs, coiffeurs, de vous aider à constituer des lots pour la kermesse et pour votre tombola.

Pensez aussi aux fermiers si vous êtes à la campagne. ça peut donner lieu à des concours ou des lots rigolos. Certains commerçants pourraient être heureux de vider leurs invendus ou les échantillons reçus par les prospecteurs.

Nous avons régulièrement des lots promotionnels invendus ou des séries limitées de Carrefour ou Cora, par exemple. Ces lots peuvent aller du bol d’un dessin animé dont la promo est terminée à des cocottes minutes qui ne sont plus commercialisées.

ça permet aussi de motiver les parents à faire jouer les enfants quand il y a la possibilité de gagner de beaux livres, ou des ustensiles de cuisine.

Si vous n’avez pas envie de chercher (mais honnêtement, c’est dommage), vous pouvez aussi acheter des lots de jouets ou organiser une tombola clé en main avec les organismes comme Initiative par exemple. Ils vous fourniront le kit tombola complet incluant, les lots, l’urne et les tickets.

Comment gérer le budget de la kermesse au plus juste ?

Que vous désiriez dégager un peu de bénéfices ou juste faire un événement gratuit, le budget reste le nerf de la kermesse ! Voici quelques astuces pour limiter vos dépenses.

L’endroit où vous ferez vos achats pour la kermesse aura un impact direct sur vos dépenses. Vous devez choisir vos fournisseurs judicieusement pour économiser à la fois sur les achats et les frais de port.

Réduire le budget de la kermesse est un point important pour que l’association reverse le maximum de fonds pour les projets scolaires. Si on peut économiser il ne faut pas s’en priver !

Il faut trouver des fournisseurs qui pratiquent des prix de semi-gros, et des frais de transport raisonnables.

1. Groupez vos commandes : les frais de port sont souvent élevés, cela permettra de diminuer le cout relatif.
2. En tant qu’association, vous pouvez avoir accès aux prix professionnels en fournissant une copie de vos statuts chez Promocash (pour les courses alimentaires) et chez LP Divertissement (voir plus bas) pour les petits lots et jeux

Où acheter les lots et jeux pour la kermesse?

Vous trouverez ci-dessous une liste des fournisseurs avec lesquels nous avons déjà travaillé de façon satisfaisante.

Ces fournisseurs proposent en effet des jeux de plein air à bas prix et des jeux en bois.

Pensez aussi à demander aux parents, aux commerçants locaux. Ils ont peut-être des invendus, des cadeaux non ouverts, ou des jouets neufs dont les enfants ne veulent pas.

Attention, soyez très directifs et faites le tri devant les parents pour que vous puissiez leur rendre ce que vous n’acceptez pas. Sinon vous risquez de servir de débarras ou de vide-grenier !

Une kermesse ça sert avant tout à donner des cadeaux aux enfants, à voir des sourires éclairer les visages des petits et des grands, à mettre des étoiles dans les yeux des enfants!

Les fournisseurs des kermesses

Kermesse-fêtes

Un grand choix d’objets de divers catégories, des lots pour petits et grands, des jouets et des gadgets. Vous pouvez acheter au détail ou en grand lot pour bénéficier de prix plus intéressants (par 24, 48).

Ils proposent aussi du matériel pour les stands de kermesse, canards, cannes à pêche.

Vous trouverez notamment des sachets colorés parfaits pour les pêches à la ligne. Frais de port offerts à partir de 150€ d’achats, minimum de commande 30€. Très sérieux et très sympas.

Initiatives

Le spécialiste des projets pour associations, avec des tombolas originales de qualité toute prêtes, ou des tickets à acheter séparément.

Ils proposent également des achats par lot de petits jeux, de ballons,  de jeux de plein air ou de lots plus pour les ados. Des pêches à la ligne, loterie clés en main et des jouets, enveloppes à gagner, etc.

Ils vendent même des tickets pour éviter les manipulations d’argent dans les stands. (Je vous en ai déjà parlé à propos de leur tombolas et des objets personnalisés à partir de dessins d’enfants.)  Frais de port 14,80€, parfois des offres promotionnelles. Très sérieux et un très bon service commercial, avec des cadeaux en fonction du montant de la commande.

Le géant de la fête

Un spécialiste des fêtes pour associations et des mariages. On y trouve des des jouets, des jeux, des décorations de fêtes et pour mariage, des fournitures de loisirs créatifs et du matériel de stand.

Vous trouverez notamment des grandes flèches fluo idéales pour flécher les stands et de la vaisselle jetable, et des bonbons. Frais de port à partir de 5,95€. Très sérieux et très sympas, idéal si vous ne voulez pas acheter en gros lots.

Fillon- Tout pour vos fêtes

Le spécialiste des kermesses, les lotos, les compétitions sportives.

Tout pour organiser sa kermesse, du matériel pour tous les stands, des loteries clés en mains, des tombolas clés en main, la restauration, des pêches à la ligne pré-emballées, et des lots. Minimum de commande 25€, frais de port à partir de 8,90€. Gratuit à partir de 450€.

Un très grand choix, des cadeaux pour les clients réguliers, une très bonne solution si on n’a pas beaucoup de temps.  SAV très sérieux.

Les semi grossistes et vendeurs pros

LP Divertissement

Un spécialiste des événements professionnels, vous y trouverez des jouets, des déguisements, des artifices et des bijoux et montres fantaisies, des lumières.  Possibilité d’acheter en très grands lots, frais de port 8,40€. Très pros.

Les prix professionnels sont vraiment très différents de ceux de détail, demandez les en échange de vos statuts. Ils sont incomparables avec ceux du commerce!

Aptafetes

Un large choix de déguisements, et un catalogue incluant des jouets, des bonbons, des gadgets.

Prix un peu plus élevés que les précédents mais permet de faire une commande groupée avec le spectacle de l’école pour les costumes par exemple. Avec ce fournisseur, c’est l’école qui achète.

Pas d’infos accessible sur les frais de port.

Les discounteurs locaux, les soldes

Si vous avez besoin de quelques lots seulement, n’hésitez pas à faire un tour chez les discounters habituels à côté de chez vous, ils ont souvent des promos au moment de l’été: Gifi, Foir’fouille, etc.

*Dans tous les cas, renseignez-vous, les directives changent et ce site n’a pas vocation à donner des conseils juridiques. Je décline toute responsabilité en cas d’information obsolète ou erronée.

J’espère que vous aussi vous prenez du plaisir à organiser cette kermesse pour le plus grand bonheur des enfants. Leur enfance passe vite, permettez leur d’avoir des souvenirs uniques et radieux !

Les prix Amazon sont donnés à titre indicatif. Mise à jour le 2023-12-10 / Images de l'API Amazon Partenaires